01 / Zakres dokumentu
Najważniejsze informacje
Niniejsza polityka opisuje, w jaki sposób przetwarzane są dane osób korzystających z serwisu REIVUM.PL, przesyłających zgłoszenie, kontaktujących się z REIVUM lub przekazujących dokumenty do wstępnej analizy sprawy. Politykę stosuje się łącznie z Regulaminem świadczenia usług drogą elektroniczną.
02 / Administrator
Kto odpowiada za Twoje dane?
Administrator: REIVUM SPÓŁKA Z OGRANICZONĄ ODPOWIEDZIALNOŚCIĄ
Adres: UL. JANA PAWŁA WORONICZA 31/254, 02-640 WARSZAWA, POLSKA
NIP / KRS: NIP: 5213897399, KRS: 0000842884
E-mail w sprawach prywatności: biuro@reivum.pl
Kontakt z administratorem danych: biuro@reivum.pl
Administrator prowadzi markę REIVUM oraz serwis REIVUM.PL. Pytania dotyczące ochrony danych osobowych kieruj na powyższy adres e-mail.
03 / RODO
Jakie dane zbieramy i dlaczego?
| Cel | Zakres danych | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Obsługa zgłoszenia, kontakt i wstępna analiza sprawy | Imię i nazwisko, telefon, e-mail, rodzaj sprawy, treść korespondencji i dobrowolnie przekazane dokumenty | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy |
| Zawarcie i wykonanie umowy oraz rozliczenia | Dane identyfikacyjne, kontaktowe, umowne i rozliczeniowe | Art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO — wykonanie umowy i obowiązki prawne |
| Bezpieczeństwo serwisu, obsługa błędów i zapobieganie nadużyciom | Adres IP, data i czas połączenia, informacje o przeglądarce, urządzeniu i zdarzeniach technicznych | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — prawnie uzasadniony interes administratora |
| Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń | Dane związane ze zgłoszeniem, korespondencją, umową i przebiegiem współpracy | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO; w odniesieniu do danych szczególnych kategorii — art. 9 ust. 2 lit. f RODO |
Dokumenty i dane szczególnych kategorii
Dokumenty mogą przypadkowo zawierać dane wykraczające poza zakres potrzebny do analizy, w tym dane dotyczące zdrowia, poglądów, osób trzecich albo numery identyfikacyjne. Przesyłaj wyłącznie dokumenty niezbędne do oceny sprawy i — o ile dana informacja nie ma znaczenia — zakryj ją przed wysłaniem. Dane szczególnych kategorii będą wykorzystywane tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń albo gdy istnieje inna właściwa podstawa prawna.
Źródło i dobrowolność podania danych
Dane otrzymujemy bezpośrednio od Ciebie. Podanie pól oznaczonych jako wymagane jest dobrowolne, ale konieczne do obsługi zgłoszenia. Załączenie dokumentów jest dobrowolne. Niepodanie danych wymaganych może uniemożliwić kontakt lub analizę sprawy.
Zautomatyzowane decyzje
Dane nie są wykorzystywane do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne wyłącznie w sposób zautomatyzowany ani do profilowania w rozumieniu art. 22 RODO.
04 / Odbiorcy danych
Komu możemy ujawnić dane?
Dane mogą otrzymać wyłącznie podmioty, które potrzebują ich do realizacji określonego celu:
- dostawcy hostingu, poczty elektronicznej, utrzymania IT, kopii zapasowych i systemu obsługi zgłoszeń,
- Kancelaria Cieslewicz i Partnerzy lub inni doradcy prawni — gdy jest to potrzebne do analizy lub prowadzenia sprawy i istnieje odpowiednia podstawa prawna,
- księgowi, audytorzy, ubezpieczyciele i inni profesjonalni doradcy,
- organy publiczne lub sądy, jeżeli obowiązek przekazania danych wynika z prawa.
Podmioty przetwarzające działają na podstawie umów i zgodnie z poleceniami administratora. Jeżeli odbiorca samodzielnie określa cele i sposoby przetwarzania, działa jako odrębny administrator i spełnia wobec Ciebie własny obowiązek informacyjny.
Przekazywanie danych poza EOG
Administrator nie planuje przekazywania danych poza Europejski Obszar Gospodarczy. Przed wdrożeniem produkcyjnym należy to potwierdzić w odniesieniu do hostingu, poczty, CRM, kopii zapasowych i narzędzi bezpieczeństwa. Jeżeli transfer okaże się konieczny, nastąpi wyłącznie zgodnie z rozdziałem V RODO, np. na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo standardowych klauzul umownych.
05 / Retencja
Jak długo przechowujemy dane?
- zgłoszenia, które nie doprowadziły do zawarcia umowy — przez okres niezbędny do ich obsługi, nie dłużej niż 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że potrzebne jest dłuższe przechowanie w celu obrony przed roszczeniami;
- dane związane z umową — przez czas jej wykonywania, a następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń i okresów wynikających z przepisów podatkowych, rachunkowych lub innych obowiązków prawnych;
- logi techniczne i bezpieczeństwa — co do zasady do 12 miesięcy, chyba że zdarzenie wymaga dłuższej analizy;
- dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania albo wcześniejszego ustania celu.
Po upływie właściwego okresu dane są usuwane lub trwale anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo.
06 / Twoje prawa
Masz kontrolę nad swoimi danymi
W granicach przewidzianych przez RODO możesz żądać:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych, gdy podstawą jest umowa lub zgoda i przetwarzanie odbywa się automatycznie,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
- wycofania zgody w dowolnym momencie, jeśli dane są przetwarzane na jej podstawie.
Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem działań wykonanych przed jej wycofaniem. Żądanie można przesłać na adres wskazany w sekcji „Administrator”. Dla ochrony danych możemy poprosić o informacje pozwalające potwierdzić tożsamość osoby składającej żądanie.
Masz także prawo złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa — aktualne informacje są dostępne na uodo.gov.pl.
08 / Bezpieczeństwo
Jak chronimy informacje?
Administrator stosuje środki techniczne i organizacyjne adekwatne do ryzyka, w szczególności kontrolę dostępu, szyfrowanie transmisji HTTPS, aktualizacje oprogramowania, kopie zapasowe, zasadę minimalnych uprawnień oraz procedury obsługi incydentów. Zakres zabezpieczeń jest regularnie weryfikowany.
Żadna transmisja internetowa nie daje absolutnej gwarancji bezpieczeństwa. Nie przesyłaj haseł, kodów dostępu, pełnych danych kart płatniczych ani dokumentów niezwiązanych ze zgłoszeniem.
09 / Kontakt i zmiany
Pytania dotyczące prywatności
W sprawach dotyczących danych osobowych skontaktuj się z administratorem pod adresem: biuro@reivum.pl.
Polityka może być aktualizowana, zwłaszcza po zmianie przepisów, zakresu usług lub dostawców technologicznych. Aktualna wersja jest zawsze publikowana pod tym samym adresem wraz z datą zmiany.